Hạch toán chi phí thuê văn phòng doanh nghiệp hiện địa cần lưu ý
Hiện nay, xu thế hội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng đã thu hút nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước đến đầu tư tại Việt Nam, kéo theo nhu cầu thuê văn phòng tăng lên. Để đáp ứng, các công ty cho thuê văn phòng đã không ngừng nâng cấp, cải tiến giúp cho các doanh nghiệp, tập đoàn được trải nghiệm những không gian sống và làm việc hiện đại, chất lượng với những chi phí nhất định. Để có thể thuê văn phòng với chi phí hợp lý, kế toán doanh nghiệp phải nắm vững cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp cũng như các thủ tục, chứng từ cần thiết.
- Xác định mục đích thuê
Kế toán phải căn cứ vào mục đích thuê nhà của doanh nghiệp để hạch toán chi phí thuê nhà cho phù hợp với yêu cầu, ví dụ: thuê nhà làm nhà xưởng sản xuất, thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng và thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý của công ty. Bạn có thể tham khảo các dịch vụ cho thuê tại: https://vanphongchothue.net
Trong trường hợp này, mục đích thuê nhà để làm văn phòng, do đó việc hạch toán chi phí thuê văn phòng sử dụng tài khoản 642: dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp được quy định tại khoản 1, Điều 92 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Hình thức thanh toán
Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng cần dựa vào các hình thức thanh toán để có thể thực hiện sao cho phù hợp và đúng theo quy định. Có những hình thức thanh toán sau:
_- Hạch toán khi thanh toán trước toàn bộ chi phí:_
Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê, kế toán xác định số tiền đã trả trước cho bên cho thuê, gồm có các trường hợp:
Nợ TK 331, Có TK 111, Có TK 112
Nợ TK 242
Nợ TK 133, Có TK 331, TK 111, TK 112
Nợ TK 642, Có TK 242.
Nội dung cụ thể của các trường hợp bên nợ và bên có tài khoản, kế toán có thể nghiên cứu thêm nghiệp vụ để xác định và hạch toán đúng.
_- Hạch toán trường hợp đặt cọc thuê văn phòng:_
Có các nghiệp vụ: đặt cọc tiền, nhận lại tiền cọc, trường hợp doanh nghiệp vi phạm hợp đồng và bồi thường bằng tiền cọc, trường hợp doanh nghiệp sử dụng tiền cọc để thanh toán chi phí thuê. Việc thực hiện các nghiệp vụ trên được quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
Lưu ý: các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền thuê nhà đều không cần hóa đơn GTGT (theo quy định tại Công văn số 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ Tài chính)
_- Hạch toán nếu trả tiền thuê hàng tháng chi phí thuê văn phòng:_
Doanh nghiệp hàng tháng trả tiền thuê văn phòng hoặc nhận hóa đơn hàng tháng thì hạch toán như sau:
Nợ TK 642
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112,...
_- Hạch toán nếu trả tiền sau chi phí thuê văn phòng:_
Trong trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau hoặc nhận hóa đơn sau, hàng tháng kế toán ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.
Hàng tháng kế toán doanh nghiệp hạch toán: Nợ TK 642; Có TK 335 – chi phí phải trả (do phát sinh chi phí nhưng chưa chi trả)
Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn): Nợ TK 335 – chi phí phải trả; Nợ TK 133 (nếu có); Có TK 133, TK 111, TK 112,...
- Cách đưa hạch toán chi phí cho thuê văn phòng vào chi phí hợp lý
Để đưa khoản chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật:
- Nếu thuê văn phòng của doanh nghiệp: cần cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán (chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản chi > 20.000.000 VNĐ), hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thanh toán, điều khoản điều kiện khác…
- Nếu thuê nhà của cá nhân: căn cứ Thông tư số 96/2015/TT-BTC, Công văn số 2994/TCT-TNCN ngày 24/7/2015 của Tổng cục Thuế, để đưa chi phí thuê nhà của cá nhân vào chi phí hợp lý thì kế toán doanh nghiệp cần có những chứng từ sau:
- Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận chủ nhà là người đi nộp thuế thì cần có chứng từ trả tiền thuê nhà và hợp đồng thuê nhà.
- Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì doanh nghiệp cần có các giấy tờ như trên cộng thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
Ngoài ra, số tiền thuế GTGT, TNCN doanh nghiệp nộp thay sẽ được đưa vào chi phí hợp lý nếu giá thuê trên hợp đồng chưa tính thuế GTGT, TNCN.
Tham khảo thông tin: cho thuê mặt bằng có được giảm thuế gtgt không
- Trường hợp chi phí thuê nhà của cá nhân trên 20 triệu đồng, cần lưu ý: Nếu doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng của cá nhân tức là không có hóa đơn. Khi đó việc chuyển khoản là không bắt buộc nhưng vẫn có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.
Hạch toán chi phí cho thuê văn phòng là nghiệp vụ bình thường với kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp vẫn có thể xảy ra sai sót như xác định sai thời điểm, hình thức, loại tài khoản... Để đảm bảo tính chính xác trong việc hạch toán chi phí thì kế toán phải không ngừng trau dồi các văn bản, quy định của ngành. Đồng thời, rèn luyện đức tính cẩn thận, tỉ mỉ và biết kết hợp thuần thục các phần mềm hỗ trợ để cho kết quả chi phí chính xác nhất và phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí cho thuê văn phòng trong doanh nghiệp cần được lưu ý và hiểu rõ để có thể tính toán chính xác, tránh những sai sót không cần thiết ngay cả đối với các chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê. Bạn có thể lựa chọn đơn chị cho thuê văn phòng và mặt bằng Đại Thắng Holdings chi nhánh Đà Nẵng để được tư vấn hạch toán chi phí thuê văn phòng chính xác nhất. Được trả lời và hiểu về cho thuê mặt bằng có được giảm gtgt không? Các khoản chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê sẽ được hướng dẫn liệt kê cụ thể và thống kê chi phí rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tránh thất thoát hơn.